ココが違う！
おすすめの一斉配信機能
利用シーン
様々な用途でご活用いただけます。
バックオフィス業務に
- 請求書の送付に
- 従業員へのお知らせ通知に
営業・マーケティング業務に
- 企画書の送付に
- 見積書の送付に
- アンケート結果の送付に
- メルマガ、お知らせの送付に
クリエイティブ業務に
- 大容量データの複数宛先への納品に
採用業務に
- 求人票の送付に
一斉配信利用のメリット
一斉配信によるファイル配信を利用することで、人的ミスを最小限に抑え、セキュリティ対策の面でも誤送信・情報漏洩のリスクを回避できます。
見積書や注文書など宛先ごとに異なったファイルを配信する際、2〜3通程度であれば誤送信のリスクは低いと言えますが、メールを送信する宛先が多くなるにつれ手間と時間も増大し、人的ミスによる情報漏洩のリスクも同様に増大します。
一斉メール配信事故の原因は？
一方で、一斉メール配信による誤送信・情報漏洩は後を立ちませんが、それら事故は一般的なメーラーソフトを利用したメールの一斉メール配信に起因しています。
メーラーソフトは、Bccを利用して一斉メール配信を行いますが、この配信方法が誤送信・情報漏洩の事故につながっています。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）は2023年度「個人情報の取扱いにおける事故報告集計結果」の中で、事象分類別事故報告7,460件のうちメール誤送信は2,138件で全体の28.7%を占めると発表しました。
また、事故による情報の漏洩は全体(発生事象報告：7,633件)の70.6%と、事象分類の中で最も多い結果となっており、情報の漏洩は看過できないほど急速に進んでいます。
加えて、独立行政法人 情報処理推進機構が行なった「情報セキュリティ10大脅威2024」では2016年から7年連続で「不注意による情報漏洩等の被害」が選出されました。
これらのレポートから、定期的な注意喚起などの社内ネットリテラシー教育に加え、リスク回避を目的としたシステムの導入が急務といえます。
WebFile一斉配信機能が
おすすめの理由
WebFileの一斉配信機能は、起こりうるリスク自体をなくすことが可能です。
WebFileはメールの一斉送信を行う際、宛先をCSVファイルで指定する仕組みになっています。画面上での宛先入力を必要としないため、必然的にCcやBccによる誤送信が起こりません。
さらに一斉配信したファイルは、メールに記載されたURLからダウンロードする仕組み(配布機能)のため、セキュアな環境で情報の漏えいを防ぎます。近年、問題視されているPPAP対策としても効果的です。
また、WebFileはファイルを送る、受け取る、共有するシステムですが、ファイルを添付せずメールのみ送信といったフレキシブルな対応も可能です。
配布したいファイルがあるフォルダを指定し、宛先情報が書かれたCSVファイルをインポートすることで一度の配信で宛先ごとに異なるファイルを配布することができます。
本文では配布に必要なURL、期限、お名前、メールアドレスなどを変換文字で挿入することができ、効率よくメールが作成できます。
ファイルありの配信と同じように宛先をCSVファイルで指定し、一度の配信で複数の宛先にメールを送信することができます。
メールの本文では宛先の名前やメールアドレスを変換文字で挿入することができ、文頭に相手の名前などを入れた挨拶状の作成も可能です。
配信メール作成時に必要な宛先ファイルのサンプルをダウンロードすることができます。宛先ファイルは配信の種類によってフォーマットが異なります。
配信する種類に合わせたサンプルデータをダウンロードすることで簡単に宛先ファイルを作成することができます。
カスタマイズ事例
送付作業を自動化
毎月複数の宛先に送付していた作業を全て自動化。郵送費削減、業務の効率化！
一斉配信とSynchrorerを組み合わせたカスタマイズ。毎月複数の宛先へ送る決まった業務がある方など参考にしていただけます。
API連携で請求書を自動送付
自社システムとWebFileAPIを連携して請求書納品書を自動送付。
PPAP対策も実現！
PPAP対策のため、取引先からメール添付でファイル授受がNGに。自社システムとWebFileの配布APIを連携して、PPAP対策と同時に効率もアップ。
